KI-Betriebsakte
Durchsetzung der EU-KI-Verordnung ab 2. August 2026  ·  noch — Tage

Die Akte, die Sie
vorlegen können.

Die fertige Akte zu Ihrer KI-Nutzung: Inventar, Einstufung, Richtlinie, Kennzeichnung und Schulungsnachweis. Auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, in fünf Werktagen, zum Festpreis.

Website kostenlos prüfen lassen Preise ansehen

Kein Abo-Zwang, keine Beratungstage, kein Newsletter. Sie bekommen ein Dokument.

Sie sind betroffen. Auch wenn Sie keine KI bauen.

Die Verordnung unterscheidet nicht zwischen Herstellern und Anwendern. Wer im Betrieb ein KI-System einsetzt, trägt Pflichten — auch bei einem einzelnen Werkzeug im Marketing.

Art. 4

KI-Kompetenz

Gilt bereits seit Februar 2025. Beschäftigte, die KI nutzen, müssen geschult sein — und die Schulung muss nachweisbar sein. Ein allgemeines Online-Video genügt dafür in der Regel nicht.

Art. 50

Kennzeichnung

Ab 2. August 2026. Menschen müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen oder KI-erzeugte Inhalte vor sich haben. Betrifft Chatbots, Assistenten und generierte Texte, Bilder und Stimmen.

15 Mio.

Strafrahmen

Bis zu 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes bei Verstößen gegen diese Pflichten; bei kleineren Unternehmen gilt der jeweils niedrigere Betrag. Zuständig ist in Österreich die KI-Servicestelle bei der RTR.

Was in der Akte liegt

Sieben Teile, alle ausgefüllt, alle auf Ihr Unternehmen bezogen. Als PDF-Ordner zum Abheften und als bearbeitbare Dateien zum Weiterpflegen.

  1. KI-InventarJedes eingesetzte System mit Abteilung, Zweck, Verantwortlichem und Einführungsdatum.
  2. RisikoeinstufungEinordnung jedes Systems entlang der Systematik der Verordnung, mit schriftlicher Begründung.
  3. KI-RichtlinieBetriebsanweisung für Ihre Beschäftigten: was erlaubt ist, was nicht, was bei Zweifeln gilt. Unterschriftsreif.
  4. KennzeichnungskonzeptFertige Textbausteine für Website, Chatbot, Datenschutzerklärung, E-Mail und Social Media.
  5. RollenmatrixWer entscheidet, wer prüft, wer meldet. Damit die Zuständigkeit im Ernstfall nicht offen ist.
  6. SchulungsnachweisSchulung mit Beispielen aus Ihrer Branche, Wirksamkeitstest, Teilnahmeliste und Einzelzertifikaten.
  7. PrüfprotokollDatiertes Protokoll darüber, was wann festgestellt wurde. Das Blatt, das die Sorgfalt belegt.

Preise

Alle Beträge netto zzgl. USt. Festpreis, keine Tagessätze.

Akte Basis

bis 20 Mitarbeitende

1.290 €

einmalig

  • alle sieben Bestandteile
  • bis 5 KI-Systeme im Inventar
  • Schulung für bis zu 20 Personen
  • Lieferung in 5 Werktagen

Akte Betrieb

21 bis 100 Mitarbeitende

2.490 €

einmalig

  • alle sieben Bestandteile
  • bis 15 KI-Systeme im Inventar
  • Schulung für bis zu 100 Personen
  • Abteilungsbezogene Richtlinien
  • Übergabetermin per Video

Mehrstandort

ab 100 Mitarbeitende

ab 4.900 €

nach Aufwand

  • mehrere Standorte oder Gesellschaften
  • unbegrenztes Inventar
  • Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten

Pflege — damit die Akte nicht veraltet

Register aktuell halten, neue Werkzeuge nachdokumentieren, Aktualisierung bei Rechtsänderungen, jährliche Nachschulung. Optional, 12 Monate Laufzeit.

89 € – 149 €

pro Monat

Ablauf

1

Bestandsaufnahme

Ein Fragebogen und ein Gespräch von 30 Minuten. Danach wissen wir, welche KI bei Ihnen wo im Einsatz ist. Ihr Aufwand endet hier.

2

Erstellung

Wir erstellen die sieben Bestandteile und die Schulungsunterlagen. Sie hören in dieser Zeit nichts von uns.

3

Übergabe

Am fünften Werktag liegt die Akte bei Ihnen. Schulung ausrollen, Richtlinie unterschreiben, abheften. Fertig.

Kostenloser KI-Verordnungs-Check

Wir sehen uns Ihre Website an: Wo setzen Sie sichtbar KI ein, ist das nach Art. 50 gekennzeichnet, fehlen Hinweise in der Datenschutzerklärung? Sie bekommen einen schriftlichen Befund — ohne Gegenleistung und ohne Verpflichtung.

Wir verwenden Ihre Adresse ausschließlich für die Zusendung dieses Befundes. Kein Newsletter, keine Weitergabe.

Häufige Fragen

Ist das Rechtsberatung?
Nein, und das ist bewusst so. Wir erbringen eine Organisations-, Dokumentations- und Schulungsleistung: Wir liefern die Struktur, die Vorlagen und die Schulung. Die Einstufung Ihrer Systeme erfolgt als Selbsteinschätzung Ihres Unternehmens, geführt durch unseren Fragebogen und von Ihnen bestätigt. Für die rechtliche Würdigung im Einzelfall empfehlen wir ausdrücklich einen Rechtsanwalt und vermitteln auf Wunsch.
Wir nutzen doch nur ChatGPT. Reicht das schon für eine Pflicht?
Ja. Art. 4 knüpft an den Einsatz an, nicht an die Größe oder die Anzahl der Systeme. Sobald Beschäftigte im Arbeitszusammenhang ein KI-System nutzen, muss das Unternehmen für ausreichende KI-Kompetenz sorgen und das belegen können. Genau für diesen Fall ist das Paket Basis gemacht.
Was passiert am 2. August 2026 genau?
An diesem Tag greifen weitere Teile der Verordnung, darunter die Transparenz- und Kennzeichnungspflichten, und die Marktüberwachung — in Österreich die KI-Servicestelle bei der RTR — kann ab diesem Zeitpunkt durchsetzen und Strafen verhängen. Die Kompetenzpflicht aus Art. 4 gilt bereits seit Februar 2025 — dort läuft die Frist also schon.
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten. Macht der das nicht?
Selten. Die KI-Verordnung ist kein Datenschutzrecht, sie hat eigene Systematik, eigene Rollen und eigene Nachweise. Viele Datenschutzbeauftragte arbeiten deshalb mit uns zusammen, statt das Thema nebenher aufzubauen. Wir stimmen die Akte gern direkt mit ihm ab.
Was, wenn sich die Rechtslage ändert?
Sie ändert sich. Deshalb gibt es die Pflege: Wir aktualisieren die Akte, wenn Leitlinien, Normen oder nationale Durchführungsregeln nachgeschärft werden. Ohne Pflege bleibt Ihre Akte auf dem Stand des Übergabetages — was für den Nachweis der Sorgfalt zu diesem Zeitpunkt genügt, aber eben nicht dauerhaft.
Wie schnell geht es wirklich?
Fünf Werktage ab vollständigem Fragebogen. Wenn es brennt, weil eine Anfrage einer Behörde oder eines Kunden vorliegt, sagen Sie es — dann liefern wir gegen Aufpreis in 48 Stunden.